klauzula-informacyjna

Klauzula informacyjna RODO dla kontrahentów i osób kontaktowych

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych przez AnySoft.pl.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

ANYSOFT.PL REJESTRACJA OPROGRAMOWANIA Piotr Małecki
ul. Wojska Polskiego 24/9
05-822 Milanówek
NIP: 529-160-54-65
tel. (22) 280 94 44
e-mail: esklep@anysoft.pl

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod powyższym adresem e-mail.

2. Zakres przetwarzanych danych

W związku ze współpracą z kontrahentami Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

  • imię i nazwisko,
  • stanowisko lub pełnioną funkcję,
  • nazwę reprezentowanego podmiotu,
  • służbowy adres e-mail,
  • służbowy numer telefonu,
  • dane zawarte w korespondencji i dokumentach związanych ze współpracą,
  • dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji zamówienia, wystawienia dokumentów księgowych oraz rozliczenia transakcji.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

  1. zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy;
  2. prowadzenia bieżącej współpracy i kontaktu z kontrahentem, w szczególności obsługi zapytań, ofert, zamówień, dostaw licencji lub innych produktów, płatności oraz korespondencji związanej ze współpracą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu działalności gospodarczej, komunikacji z kontrahentami i prawidłowej realizacji współpracy;
  3. realizacji obowiązków prawnych, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  4. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi ze współpracą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw i interesów.

4. Źródło danych

Jeżeli dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, mogły zostać pozyskane w szczególności:

  • od jej pracodawcy, zleceniodawcy lub innego podmiotu, który reprezentuje,
  • od innej osoby działającej w imieniu kontrahenta,
  • z korespondencji prowadzonej w związku z realizacją współpracy,
  • z publicznie dostępnych rejestrów, stron internetowych lub innych legalnie dostępnych źródeł związanych z działalnością zawodową lub gospodarczą.

W takim przypadku Administrator przetwarza przede wszystkim dane identyfikacyjne, informacje dotyczące stanowiska lub pełnionej funkcji oraz służbowe dane kontaktowe.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, którym jest to niezbędne do realizacji współpracy lub które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

  • dostawcom usług informatycznych, hostingowych i poczty elektronicznej,
  • dostawcom systemów wykorzystywanych do obsługi sprzedaży, zamówień i klientów,
  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub doradcze,
  • bankom, instytucjom finansowym i operatorom płatności,
  • producentom oprogramowania, dystrybutorom i innym dostawcom, jeżeli przekazanie odpowiednich danych jest niezbędne do przygotowania oferty lub realizacji konkretnego zamówienia,
  • firmom kurierskim i transportowym, jeżeli charakter zamówienia wymaga fizycznej dostawy,
  • organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców technologicznych, producentów lub dystrybutorów oprogramowania, a także w związku z realizacją określonych zamówień, w konkretnych przypadkach może dojść do przekazania danych osobowych odbiorcy znajdującemu się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli takie przekazanie następuje, odbywa się ono zgodnie z przepisami RODO, w szczególności:

  • na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie lub w odniesieniu do danego odbiorcy, jeżeli taka decyzja ma zastosowanie;
  • albo przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Informację dotyczącą stosowanych w konkretnym przypadku zabezpieczeń oraz możliwość uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem esklep@anysoft.pl.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, w szczególności:

  • przez okres trwania współpracy lub obowiązywania umowy,
  • po zakończeniu współpracy – przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
  • do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych ze współpracą,
  • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu ustania tego interesu albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli zgodnie z RODO sprzeciw taki powoduje obowiązek zaprzestania przetwarzania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w przypadkach i na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

  • prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
  • prawo do sprostowania danych,
  • prawo do usunięcia danych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem esklep@anysoft.pl.

9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w zakresie, w jakim są one niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, przygotowania oferty, realizacji zamówienia, wystawienia dokumentów księgowych lub prowadzenia bieżącej współpracy, brak ich podania może uniemożliwić wykonanie tych czynności.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane w związku ze współpracą z kontrahentami nie są wykorzystywane do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.